Damit eine Mitgliederversammlung flott und korrekt durchgeführt werden kann, muss sie – in der Regel vom Vorstand – gut vorbereitet werden, d.h. auch: verschiedene Szenarien einplanen und sich auf verschiedene Reaktionen der Versammlung gefasst machen. Wer die Versammlung leitet, richtet sich nach der entsprechenden Statutenbestimmungen; die Versammlung kann auch einen Versammlungsleiter wählen.
Rechte und Pflichten des Versammlungsleitung
- Ihre Aufgabe ist in erster Linie, für eine zügige Abarbeitung der Tagesordnung zu sorgen.
- Sie hat alle Befugnisse und Rechte, um einen ordnungsgemäßen Ablauf sicherzustellen und durchzusetzen.
- Sie leitet die Diskussionen, erteilt das Wort und spricht Ordnungsmaßnahmen aus (z. B. Ordnungsaufruf, Wortentziehung, im Extremfall Ausschluss von der Versammlung).
- Sie kann im Sinne eines effizienten Versammlungsablaufes eine Redezeitbeschränkung vorschlagen – die Versammlung kann aber auch anderes beschließen.
- Sie muss sich unparteiisch verhalten, kann sich aber an Sachdiskussionen beteiligen und den Standpunkt des Vorstandes vertreten.
- Sie schließt die Versammlung aber nicht willkürlich! Erst, wenn die Tagesordnung abgearbeitet ist, aber auch dann, wenn sich die Versammlung Chaos aufzulösen droht.
Ablauf der Mitgliederversammlung
Eröffnung und Begrüßung
Formelle Punkte
- Feststellen der ordnungsgemäßen Einberufung (Einhaltung der statutarischen Vorgaben, Fristen).
- Feststellen der Zahl anwesender stimmberechtigter Mitglieder, Feststellen von Bevollmächtigungen (allenfalls schriftliche Vollmachten zu Protokoll nehmen).
- Vor Wahlen und Abstimmungen: feststellen: ob die Zahl der Anwesenden noch dieselbe ist, Bestimmung oder Wahl der Stimmenzähler.
- Genehmigung der Tagesordnung. Allenfalls Aufnahme zusätzlicher Tagesordnungspunkte durch die Versammlung.
Ablauf der Versammlung gemäß genehmigter/beschlossener Tagesordnung
Üblich sind jedenfalls folgende Punkte:
- Genehmigung des Protokolls der letzten Mitgliederversammlung (meist eine entbehrliche Übung, jedenfalls dann, wenn das Protokoll zuvor gar nicht ausgeschickt wurde. Zwingend erforderlich ist dieser Akt, so von den Statuten vorgestellten, nicht) · Bericht des Vorstands
- Bericht der Rechnungsprüfer
- Entlastung des Vorstands
- Behandlung sämtlicher Tagesordnungspunkte
- Wahlen (Vorstand, Rechnungsprüfer)
- Behandlung von sonstigen Anträgen der Mitglieder
- Verschiedenes, Informationen, Abschluss des offiziellen Teils.
Versammlungsführung
- Einführung in die einzelnen Tagesordnungspunkte: Kurze Erläuterung des Beschlussgegenstands (um was geht es, worüber soll abgestimmt werden). Zusätzliche Informationen zur schriftlichen Vorlage. Position und Empfehlung des Vorstandes erläutern.
- Diskussion eröffnen: Alle Mitglieder haben das Anrecht auf Wortmeldungen. Je nach Komplexität eines Geschäftes Antrag strukturieren und über einzelne Punkte diskutieren und abstimmen lassen (z. B. Reglement, Budget).
- Anträge von Mitgliedern zu den einzelnen Traktanden: Anträge klar formulieren lassen, evtl. Rückfragen. Gleiche Anträge mehrerer Mitglieder zusammenfassen. Grundsätzlich unterscheiden zwischen Anträgen zur Geschäftsordnung (Durchführung einer geheimen Abstimmung, Schluss der Rednerliste, Schluss der Debatte usw.) und sachbezogenen Änderungsanträgen. Immer erst über Anträge zur Geschäftsordnung abstimmen lassen.
- Die Erweiterung von Anträgen innerhalb eines Tagesordnungspunktes obliegt der Versammlungsleitung. Grundsätzlich: Gegenanträge zu Hauptanträgen vor diesen abstimmen lassen. Zusatzanträge sind immer möglich, die müssen nicht gesondert vorher eingereicht werden (auch wenn die Statuten das für Anträge grundsätzlich vorsehen).
Protokollführung
Das Protokoll soll so geführt werden, dass alle Willensbildungsprozesse später noch nachvollzogen werden können. So sind jedenfalls sämtliche Anträge und die entsprechenden Abstimmungsergebnisse schriftlich festzuhalten. Eventuell als Hilfe Versammlung mitschneiden – das muss der Versammlung vorher aber mitgeteilt werden, die dies auch ablehnen kann. Ein genaues Diskussionsprotokoll ist für die Nachvollziehbarkeit der Willensbildungsprozesse oft sinnvoll, kann aber mühsam sein. Das Gesetz sieht dazu gar nichts vor, die Statuten meist nur wenig (auch in einer allfälligen Geschäftsordnung nachschauen!)
Wichtigste Inhalte des Protokolls:
- Datum, Zeit und Ort der Versammlung
- Leitung der Versammlung
- Gästeliste
- Zahl der (stimmberechtigten) anwesenden samt Bevollmächtigungen
- Namen der Stimmenzähler
- Tagesordnung
- Ggf. Wortmeldungen mit Namen
- Anträge
- Sämtliche Abstimmungs- und Wahlergebnisse
- Schluss der Versammlung
- Name des/der Protokollführer/s