Vorausgesetzt, dass für den Interessenten bei der Anmeldung zum Newsletter klar erkennbar ist, was er tut – nämlich sich für einen Newsletter anmelden (sonst wäre seine Zustimmung zum Erhalt des Newsletters ja nicht wirksam), reicht es aus, dem Bezieher des Newsletters klar und deutlich die Möglichkeit zu geben, sich vom Newsletter auch wieder abzumelden – zumindest aus Sicht des Telekommunikationsgesetzes (§ 174 TKG, früher § 107).
Aber es geht auch um den Inhalt der Zustimmung: Aus Sicht des Datenschutzgesetzes (DSG) ist zu beachten, dass der Inhalt des Newsletters vom Vereinszweck gedeckt sein muss; auch hier gilt der Grundsatz der Zweckbindung. Unzulässig wäre es, Werbung für Bereiche zu machen, die nicht vom Tätigkeitsbereich des Vereins gedeckt sind und dafür die Mitgliederdaten zu verwenden – denn zu diesem Zweck haben die Mitglieder ihre Daten nicht dem Verein überlassen. Auch nicht – auch wenn es manchmal vorkommt – für den persönlichen Werbefeldzug eines Vorstandsmitglieds, das wieder gewählt werden will.
Zusätzlich müssen Sie – neben den allgemeinen Bestimmungen des Mediengesetzes – bei Newslettern (Newsletters?) die Offenlegungspflichten des § 25 des Mediengesetzes (allerdings nur dann, wenn der Newsletter wenigstens vier Mal im Jahr erscheint, ansonsten „nur“ die Impressumpflicht des § 24 Mediengesetz) und des E-Commerce-Gesetzes beachten.
Gemäß § 25 Mediengesetz sind bestimmte Information entweder in jedem Newsletter anzugeben oder ständig abrufbar auf einer Website zur Verfügung zu stellen. Im zweiten Fall reicht es aus, im Newsletter anzugeben, wo die entsprechenden Informationen abrufbar sind (durch die Setzung eines direkten Links auf die entsprechende Webseite – nicht bloß auf die Startseite!). Anzugeben sind:
– Name des Medieninhabers (Vereinsname und die vertretungsbefugten Personen des Vereins);
– Unternehmensgegenstand (Vereinszweck und Tätigkeitsgebiet des Vereins);
– Sitz des Medieninhabers (Sitz des Vereins);
– Erklärung über die grundlegende Richtung des Mediums (die grundlegende Richtung ergibt sich aus dem Vereinszweck; anzugeben ist, wofür es den Newsletter gibt; z.B. zur Informationen auf dem Gebiet…);
Die grundlegende Richtung muss nur bei Medien angegeben werden, die über die bloße Präsentation des Medieninhabers hinausgehen (Newsletter, die nur der Darstellung der eigenen Person oder des eigenen Unternehmens, hier: des Vereins, dienen, werden als „kleine Newsletter“ bezeichnet) und einen Informationsgehalt aufweisen, der geeignet ist, die öffentliche Meinungsbildung zu beeinflussen (sog. „großer Newsletter“). Die Grenzen zwischen kleinem und großem Newsletter sind schwammig, weshalb wir empfehlen, sicherheitshalber einen Satz zur grundlegenden Richtung aufzunehmen.
Das E-Commerce-Gesetz ergänzt die Offenlegungspflichten des Mediengesetzes durch die Verpflichtung zur Angabe einer Adresse (also nur die Sitzgemeinde des Vereins reicht nicht aus) und zur Angabe einer Möglichkeit der direkten Kontaktaufnahme (Telefonnummer und E-Mail-Adresse). Auch bei diesen Angaben reicht es aus (wie auch bei der Offenlegung nach MedienG), einen Link direkt auf jene Website im Newsletter aufzunehmen, wo alle diese Informationen abrufbar sind.